Der Sponsor wird den Erfolg einer Sponsoring-Zusammenarbeit vor allem an den Verkaufszahlen und nur sekundär an der Medienresonanz messen. Je häufiger der Sponsor in den Medien als Partner des Vereins und damit in der Öffentlichkeit wahrgenommen wird, umso höher ist der kommunikative Wert der Sponsoringkooperation für den Sponsor. Es ist daher eine wichtige Aufgabe des Sportvereins, die Zusammenarbeit durch vereinsinterne und externe Maßnahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit aufzuwerten. Die Bekanntgabe der Sponsoringkooperation im Rahmen einer Pressemitteilung, einer Pressekonferenz oder eines PR-Events ist ein wichtiger Bestandteil der Sponsoring-PR des Sportvereins.
Zu Beginn einer Sponsoringkooperation sollte immer die Bekanntgabe der Zusammenarbeit gegenüber der Öffentlichkeit stehen. Zu diesem Zweck sollte ein Sportverein, insbesondere bei größeren Sponsoringengagements, eine Pressekonferenz durchführen.
Die Pressekonferenz zur Vorstellung des Sponsoringpartners sollte nur dann durchgeführt werden, wenn es sich um ein größeres Sponsoringengagement handelt. Denn: Pressekonferenzen bedeuten für die Medienvertreter einen beträchtlichen Zeitaufwand. Eine Einladung von Journalisten zu einer Pressekonferenz führt nur dann zu der vom Verein gewünschten positiven Teilnehmerzahl, wenn der Inhalt der Pressekonferenz eine Teilnahme aus Sicht der Redakteure rechtfertigt.
Bei Abschluss des Sponsorenvertrages muss geregelt werden, wer die Kosten und die organisatorische Seite der Pressenkonferenz übernimmt.
Im Rahmen der Pressekonferenz sollten Pressemappen verteilt werden. Diese sollte beim „Check-In“ der Journalisten ausgehändigt oder an den Sitzplätzen ausgelegt werden. Der Pressemappe können Informationen zum Ablauf der Pressekonferenz, Informationsmaterial, Give-Aways, CD des Sponsors und Vereins sowie ein Pressetext mit den wichtigsten Aussagen der Pressekonferenz beigelegt werden. Der Inhalt der Mappe sollte in jedem Fall im Vorfeld der Pressekonferenz zwischen Sponsor und Verein abgestimmt werden.
Sämtliche Formen von Pressetexten können im Rahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zur Kommunikation eines Sponsoringprojektes eingesetzt werden, wie nachfolgend dargestellt.
- Presseinformation(hierzu zählt man Pressemeldungen, Pressemitteilungen und Presseerklärungen)
- Presseeinladung(Pressetext, in dem ein vom Verein organisiertes PR-Event den Redaktionen vorangekündigt wird)
- Presseankündigung(Pressetext, durch die ein breites Publikum über ein wichtiges Ereignis z.B. im Zusammenhang mit einem Sponsoringprojekt informiert werden soll)
- Pressebericht (auch Waschzettel genannt; dieser wird erstellt, wenn keine oder nicht alle Pressevertreter zu einem Pressetermin erschienen sind. In dem Pressebericht wird die Presse über das bereits stattgefundene Ereignis informiert)
- Presseinterview(Interview mit einem wichtigen Vereins- und/oder Sponsorenvertreter, das durch den Verein erstellt wird und an die Medien verschickt wird)
Die Pressedokumentation (auch: Media Guide) ist das Handbuch, das Vereine, Verbände bzw. Veranstalter für Medienvertreter z.B. aus Anlass einer Sportveranstaltung herausgeben. In der Pressedokumentation finden Journalisten allerlei Wissenswertes rund um eine Sportveranstaltung. Neben z.B. Informationen zu den Terminen und Startzeiten, zum Pressezentrum, den Pressekonferenzen, der Teilnehmerentwicklung oder den Bestenlisten können die Medienvertreter hier auch mehr über die Sponsoren (das Unternehmen im Allgemeinen und das Sponsoringengagement im Besonderen) erfahren.